El teletrabajo predomina y exige que las empresas apliquen procesos rigurosos de seguridad que protejan los documentos con los que se trabaja.
La digitalización de los procesos en los diferentes sectores empresariales es un hecho. Según Worky, el software global en línea de recursos humanos, las empresas más tradicionales están considerando invertir en automatización, pues ir a la oficina ya no es un requisito y lo que comenzó como un arreglo temporal por la pandemia, se ha consolidado como el modelo más habitual y por supuesto, la tecnología se ha convertido en la herramienta clave para hacerla verdaderamente productiva.
Situación
Adobe garantiza la seguridad en los archivos PDF. Para esto, integra los más altos estándares de privacidad en sus archivos, monitoreando constantemente el panorama de amenazas en evolución para adelantarse a las actividades malintencionadas y ayudar a garantizar seguridad a sus usuarios: “Sabemos que son cientos las amenazas a las que se exponen los archivos que podemos recibir y compartir, para evitar cualquier ataque aplicamos cientos de procesos y controles de seguridad que además de ayudarnos a cumplir con los estándares, regulaciones y certificaciones aceptados por la industria, también ayudan a proteger el software en todas nuestras aplicaciones e implementaciones”, afirma Darío Llorente, Head of Latam Channel Sales en Adobe.
De esta manera, Adobe Document Cloud cumple con los requisitos de la industria al incluir SAFE BioPharma y FedRAMP, los cuales garantizan el cumplimiento normativo y permiten 4 aspectos fundamentales:
1. Proteger los archivos ante una copia o edición: tiene la opción para que lo restrinja. Puede decidir qué acciones se realizan en sus propios documentos.
2. Escoger qué información dar: Puede censurar textos, imágenes y hasta páginas completas para que los que reciban el documento tenga acceso a los datos que usted elija.
3. Seguridad para compartir archivos: El único que los puede ver es el usuario que lo cargó en la nube. Para compartir puede dar la opción de sólo ver (sólo lectura) o revisar
4. Controlar los accesos: Adobe ofrece dos opciones para mayor ciberseguridad, certificados o contraseñas.
Opciones
Adobe ha creado dos opciones que se ajustan según las necesidades de cada organización: la opción de que otros usuarios tengan acceso a archivos PDF durante un tiempo limitado, aplicar la misma configuración de seguridad a varios documentos que ahorran tiempo creando una normativa de usuario.
Almacenar las contraseñas y certificados de clave pública en el equipo local. Sumado a lo anterior, otra de las herramientas que ha resultado útil y seguro para la automatización de procesos son los sistemas de incorporación electrónica. Específicamente, esta solución ha permitido a los nuevos colaboradores completar su documentación y enviarla digitalmente.
Ante este panorama, Llorente asegura que los equipos multifuncionales siguen prácticas estrictamente para ayudar a evitar, detectar y responder ante incidentes de forma oportuna.