Estás trabajando en un importante documento en Word y la hora límite para entregarlo se acerca rápidamente. De repente, tu ordenador se cuelga, se produce un apagón eléctrico o experimentas algún otro fallo técnico inesperado sin tener la oportunidad de guardar tu trabajo. Este es un problema común que millones de usuarios de este software han experimentado en algún momento de su vida personal, académica, profesional o laboral.
Autoguardado está habilitado por defecto en Microsoft 365 cuando el archivo está almacenado
en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online.
Afortunadamente, cuando tu ordenador vuelve a funcionar y abres de nuevo Word, la versión autoguardada se despliega automáticamente en la pantalla. Sin embargo, te das cuenta de que esta versión no incluye los últimos cambios que no guardaste manualmente en el documento.
Con el tiempo en contra, no te queda otra opción que concentrarte al máximo, retomar el hilo de la redacción e intentar entregar el trabajo justo a tiempo. Una vez que lo has enviado, reflexionas sobre cómo la tecnología, aunque ofrece soluciones, también puede fallar.
Utilizar la opción de autoguardado puede ralentizar el funcionamiento del propio programa.
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En consecuencia, recapacitas sobre la importancia de estar preparado ante cualquier eventualidad y no perder todo tu esfuerzo como tu trabajo en Word, en un abrir y cerrar de ojos.
Qué hacer
Sin embargo, hay una solución que puede ayudarte a evitar esta situación. El mismo programa de Word permite ajustar o configurar la opción de autoguardado para que las copias de seguridad puedan realizarse en un período de tiempo mucho menor, incluso de apenas un minuto.
1 A 120 minutos es el tiempo que se puede guardar el documento.
Para hacerlo, debes seguir unos sencillos pasos.
En primer lugar, ve a la parte superior derecha y haz clic en ‘Archivo’, se desplegará un menú vertical, en cuya parte inferior deberás hacer clic en “Opciones”.
Esto a su vez, desplegará un menú cuadrado con una barra lateral izquierda en la que debes seleccionar «Guardar».
Una vez aquí, haz clic en ‘guardar información de autorecuperación’ y selecciona el tiempo entre 1 y 120 minutos.
Aunque podrías pensar en elegir el intervalo más corto de 1 minuto, es importante tener en cuenta que esta opción puede ralentizar el funcionamiento del propio programa, ya que estaría realizando la tarea de guardado con mucha frecuencia, aunque sea de manera imperceptible.
La experta en informática y representante de la empresa quiteña In-Soft, Raquel Montenego, recordó a Ecuador Verifica este hecho, para evitar que se reduzca el rendimiento de Word.
Finalmente, haz clic en el botón ‘aceptar’ ubicado en la parte baja del mismo menú. ¡Y listo! Con esta simple acción, podrás proteger tu trabajo de posibles pérdidas inesperadas. Otra opción es trabajar con editores de texto en la nube, que tienen la capacidad de autoguardar los cambios “en tiempo real”.
A primera vista, la función de autoguardado en Word puede parecer un tema simple e incluso irrelevante en la actualidad. Sin embargo, es una herramienta clave para la alfabetización digital, ya que demuestra la capacidad de los usuarios para comprender y utilizar de manera efectiva un software de productividad esencial, así como para evitar y solucionar problemas técnicos.
Opciones de programas
En la actualidad, en un mundo cada vez más hiperconectado, es esencial para cualquier usuario dominar las herramientas digitales y ser capaces de solucionar problemas técnicos cuando se presenten en las distintas actividades personales, académicas, profesionales o laborales.
En cualquier área, Word, como parte del conjunto de programas Office del gigante tecnológico Microsoft, ha mantenido durante décadas una posición dominante en el mercado del software, por encima de una larga lista de alternativas que ofrecen características similares, pero que son gratuitas y de código abierto. Es decir, con su código fuente disponible para que cualquier persona lo modifique y lo distribuya. Un ejemplo de estos programas es Libre Office, uno de los más conocidos.
En muchísimos países del mundo, millones de personas usan versiones “piratas” de Microsoft Office, para evitar el pago de su licencia por un precio superior a los 129 dólares. No obstante, esta situación podría cambiar debido a los esfuerzos de Microsoft por promocionar y vender la versión en la nube de Office, que ahora se llama Office 365 y ofrece opciones de descarga e instalación en la computadora. Las suscripciones comienzan a partir de 7.99 dólares mensuales o 79.99 dólares al año, como se puede ver en su página oficial.
Aunque, existen otras alternativas para la edición de textos en la nube, no solo por la facilidad de acceso al editor de texto Google Docs, al que pueden acceder los usuarios de Gmail, sino también por otras opciones, como OnlyOffice y Evernote entre otras.
Carlos Altamirano, docente en alfabetización digital y representante de la firma quiteña de capacitación Xyclos Academy, comentó que, dada la creciente digitalización de los servicios en casi todas las áreas del quehacer humano, en los próximos años se verá una modalidad híbrida en la que no habrá una migración masiva del editor de texto instalado en la computadora hacia el que funciona en la nube.
Altamirano, lo dijo luego de recordar que, en su institución de capacitación recibe de manera permanente una gran cantidad de personas de todas las edades, que demandan formación en Word para labores en oficinas, estudios jurídicos, oficinas, fábricas y universidades. “La mayoría de clientes con los que doy cursos, por lo menos a nivel corporativo, sí tienden a utilizar la versión en la nube”, sostuvo, respecto a la tendencia en el uso del software.
Sobre este tema, Montenegro comentó que la suscripción para la versión en la nube de Microsoft Office resulta accesible para muchas personas, por lo que en cuestión de años se podría observar un uso mayoritario del editor de texto en la nube en lugar de en la computadora.