5 herramientas digitales para manejar inventarios, pagos y ventas en un emprendimiento

En cualquier negocio, sea cual sea el tamaño, se debe tener claro cómo se gasta el presupuesto y con qué nivel de liquidez se cuenta en cada momento. Para esto, hay opciones tecnológicas que facilitan el trabajo.

Emprender y manejar una empresa, independientemente del sector al que pertenezca o su tamaño, no es tarea fácil y su complejidad se asocia principalmente al manejo de las finanzas y a contar con un flujo de dinero saludable.

Según la fundación Crisfe, desde el inicio de un negocio es importante hacerlo de manera organizada y encontrar métodos que faciliten este trabajo. Para eso, se puede contar con varias herramientas y Apps que pueden ayudar en la gestión y  tener siempre claridad en el estado de su economía financiera.

Tal como ocurre con las finanzas personales, el contar con un manejo responsable del dinero en los negocios ayuda a planificar de manera más ordenada.  Tanto en microempresas, como en compañías más grandes, es indispensable realizar un constante manejo de inventarios, ventas, pagos a nómina, pagos a proveedores, pagos de arriendo, servicios básicos u otros, para así alcanzar un balance en la liquidez.

A continuación se presenta una lista de las Apps y herramientas que facilitan todas esas tareas:

1. Money Wise.- La primera regla de educación financiera: llevar un control de tus gastos. Esta aplicación es ideal cuando se quiere tener un control a tiempo real y ordenado de los gastos que realiza y saber a dónde se está yendo el dinero del negocio. Esta herramienta permite registrar instantáneamente cualquier gasto que se realice, con la descripción y valor exacto. Además, se puede realizar un minucioso seguimiento de los mismos y permite exportar los datos a archivos HTML o CVS para ser editados en programas como Excel. Otra de las ventajas de Money Wise es que permite delimitar presupuestos para ciertas actividades, lo que es ideal para no rebasar los gastos más de lo estimado.
Esta herramienta es ideal para negocios que están iniciando para tener un cálculo real de sus gastos estimados y poder proyectarse.

2. Holded.- Esta es una aplicación que  permite llevar un control integral de la contabilidad de su negocio y automatizar hasta el 95% los procesos relacionados con el área financiera. Además, se puede añadir un asistente de facturación, lo que garantizará que todo se realice según la legislación vigente y poder tener un respaldo de los pagos que realice.
Esta plataforma permite, además, consultar todos los movimientos de las cuentas desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la gestión integral de la contabilidad.

3. Board.-  Esta herramienta permite crear tableros para organizar un presupuesto general y subdividirse según las necesidades, por áreas o proyectos. Asimismo tiene la flexibilidad para que distintas personas estén trabajando a la vez en un mismo proyecto. Tiene la capacidad de concentrar diversos tipos de datos brutos del negocio, aunque provengan de diferentes fuentes, y procesarlos. Con esta información se puede hacer simulaciones, análisis, previsiones, presupuestos, entre muchas otras opciones. Este instrumento facilita a los usuarios en diferentes funciones para crear análisis o planificar y presupuestar flujos de trabajo de forma rápida y sencilla, sin ninguna codificación.

4. Oodo Inventory.-  Mantener un control adecuado del inventario de su empresa es fundamental para tener una economía saludable. Esta aplicación permite a las empresas llevar un control exhaustivo de cada producto o materias primeras. Esto permite saber cuánto dinero hay en mercancía y conocer a dónde dirigir las estrategias de venta,  en donde es necesario realizar nuevas inversiones.

5. Excel.- Si recién está empezando su negocio y no quiere invertir de momento en plataformas de automatización en la gestión, Excel siempre será un buen aliado para mantener sus finanzas ordenadas. La estructura de tableros de este programa te permite tener vistas panorámicas de todo lo que ocurre en tu empresa y hace los cálculos y proyecciones de manera automática, a través de fórmulas. Incluso si quiere tener datos estadísticos, Excel ofrece múltiples opciones. Una gran ventaja de esta alternativa es que su conocimiento está mucho más popularizado.

Deudas que se deben evitar para no complicar las finanzas personales

Existe una fórmula fácil de aplicar para saber su estado financiero antes de optar por un crédito. El endeudamiento no es malo per sé, pero se debe analizar por qué y para qué se lo hace.

Según encuestadas realizadas por el Banco de Desarrollo de América Latina (CAF), el 61% de los ecuatorianos, colombianos y peruanos no ahorran, toman malas decisiones de inversión y endeudamiento; y además recurren a soluciones informales en momentos de crisis.

Los bajos niveles de educación financiera hacen que las personas sean más vulnerables frente a sucesos inesperados como un despido, una enfermedad o cualquier otra eventualidad para la cual no estén preparados.

Actualmente, con los crecientes niveles de inflación, la inestabilidad política y económica, y el cada vez más alto riesgo de recesión (menos crecimiento y empleo), se deben tener muy en cuenta las deudas que se deben evitar para no complicar las finanzas personales.

En primer lugar, uno de los errores más comunes es asumir endeudamiento más allá de sus posibilidades para irse de vacaciones.

Ramón Morales, asesor financiero, explicó que son compromisos que “ponen a las personas a pasarla bien durante unos días, pero luego a sufrir el resto del año para pagar la deuda».

Por eso, es mejor irse de vacaciones luego de una planificación hecha con tiempo, a través de financiarse con ahorros, bonificaciones, o ingresos extraordinarios.

Otra mala decisión es pedir préstamo para comprar criptomonedas u otras inversiones altamente volátiles.  En esos casos, aunque la rentabilidad puede ser muy grande, el riesgo de perder y complicarse es hasta 10 veces mayor. Para cualquier tipo de inversión, siempre es recomendable asesorarse primero con un experto en la materia, sobre todo cuando se ofrecen ganancias rápidas.

Una tercera deuda que se debe evitar, aunque parezca muy obvio, son las que desde el inicio se sabe que no se podrán pagar. En este contexto también se incluye el endeudamiento que se consigue para tapar otras obligaciones y solo contribuyen a crear una bola de nieve de cuentas por pagar.

¿ Qué hacer si ya está con problemas de endeudamiento?

En esos casos, unos pasos sencillos pueden comenzar a mostrar la solución:

• Admitir y enfrentar la situación.
• Conocer el valor real de la deuda: valor, plazo, tasa.
• Buscar ayuda especializada: acudir al banco para recibir guía sobre las opciones.
• No adquirir nuevas deudas.
• Cortar los gastos innecesarios.
• Buscar renegociar las deudas. Se puede buscar cambiar las deudas con intereses altos por otros menores con alternativas como compra de cartera o renegociar plazos.
• Buscar alternativas para ampliar los ingresos.

Antes de tomar una nueva deuda es importante hacerse las siguientes preguntas: ¿Tengo la capacidad de endeudarme?; ¿Entiendo cómo funciona un préstamo?; ¿Entiendo cómo funcionan las tasas de interés?; ¿Entiendo el compromiso que estoy adquiriendo, por qué lo estoy adquiriendo y las consecuencias de no pagar mi compromiso?

¿Cómo puede saber su nivel de endeudamiento?

Se puede revisar el nivel de endeudamiento con la siguiente fórmula: Endeudamiento= cuotas de los préstamos (totales)/salario mensual x 100 %

• 0-30%: Ideal. Estar dentro de este rango aumenta la posibilidad de la aprobación de un crédito.

• 30-40%: Medio. Haga su presupuesto, mire qué gastos puede dejar de tener para abonar a la deuda y que esta disminuya. Este valor se considera dentro de un rango medio, pero tenga cuidado porque están en riesgo de caer en el sobreendeudamiento.

• 40% o más: Alto. Se encuentra muy endeudado, debe buscar alternativas para bajar el nivel de endeudamiento. Un nivel de endeudamiento superior al 50 % de los ingresos disminuye la salud financiera de una persona, además de afectar su bienestar en general.

¿Qué se debe tomar en cuenta para comprar un auto usado?

No solo se debe tomar en cuneta el aspecto superficial del vehículo

Antes de invertir su dinero, se deben revisar al menos siete aspectos para asegurarse que el bien está en buen estado y sin problemas legales.

Actualmente, cerca del 80 % de las compras de carros usados son realizadas a través de personas con poco o nulo conocimiento en mecánica automotriz. En muchos casos, se ofertan vehículos con óptimas condiciones estéticas, pero sin información completa y clara sobre posibles problemas estructurales, jurídicos o mecánicos que terminan influyendo en sobrecostos, la pérdida del bien o estafas.

En las actuales circunstancias de crisis económica, con impuestos y aranceles que encarecen el valor de un auto nuevo hasta en un 60%, las opciones de segunda mano pueden representar un ahorro de entre 20% y 50%; pero siempre y cuando se haga una elección inteligente.

Esa elección inteligente está basada en tomar en cuenta al menos siete aspectos básico:

  1. Fijarse en el kilometraje (aspecto clave para comprar carro usado): El promedio de distancia recorrida anualmente es de 20.000 Kilómetros (km), lo que significa que si un carro de 4 años tiene un kilometraje entre 65.000 y 82.000 sería una opción razonable. Si es más que esto es seguro que dentro de poco tiempo necesite mantenimientos correctivos, y otras reparaciones que pueden resultar muy costosas.
  2.  Latonería: Un carro que ha sido estrellado puede traer consigo problemas a largo plazo, como dificultad en alineación del chasis o problemas para encontrar su balance. Por eso es importante revisar si el vehículo que se quiere comprar no ha sido reparado por golpes fuertes. La forma más fácil de evidenciar estas reparaciones es fijándose en los terminados o juntas de una pieza con otra.
  3. Sonidos al manejar: Probar el carro con el radio apagado, subir sus revoluciones y hasta girar el volante puede indicar si hay problemas o ruidos raros que puedan llevar a prontos mantenimientos. También al andar es importante escuchar si hay ruidos en la amortiguación o al momento de subir o bajar un cambio. Un carro que no tiene sonidos particulares indica que está en buen estado.
  4. Historial de revisiones: Un carro usado que ha cumplido con sus revisiones periódicas recomendadas por el fabricante es un bien que vale la pena comprar, debido a que eso asegura que el estado del motor es bueno, de lo contrario, nuevamente puede haber sobrecostos en mantenimientos y revisiones correctivas.
  5. Estado de las llantas: El desgaste excesivo de las llantas se puede ver en desgarres de la goma que las componen, en la deformación de su circunferencia o protuberancias que indican la ruptura de sus alambres internos. Si las llantas presentan alguna de estas características de desgaste excesivo es indispensable comprar unas llantas nuevas, y eso representará una inversión adicional que debe sumarse al precio de compra.
  6. Estado de las partes internas: El estado de cada parte, como tablero, volante, palancas, botones en general y cojinería también es importante para determinar qué tanto cuidado le ha invertido su dueño actual y así evaluar si su inversión valdrá la pena.
  7. Documentos al día: Asegúrese que el carro no tenga problemas legales por denuncias, multas de tránsito u otros. Es primordial revisar el número de placa en las plataformas de la Agencia Nacional de Tránsito (ANT) o en las dependencias de tránsito de cada ciudad; además de pedir evidencias de que tenga la revisión técnico-mecánica al día.

Si se cumplen todos estos puntos, la inversión tiene un bajísimo riesgo de generar pérdidas. Un consejo muy importante es que si tiene poco conocimiento, o falta de tiempo para profundizar y evaluar detalles, se deber recurrir a un experto o mecánico de confianza para evitar problemas antes de la compra. (JS)

 

Deudas fantasma le quitan hasta el 20% de su presupuesto

Cuando se termina un contrato hay que asegurarse que no queden deudas pendientes.

Por más pequeña que parezca una deuda, si se descuida puede transformarse en una ‘bola de nieve.’ 

Los ecuatorianos tienen bajos niveles de educación financiera y son presa fácil para el sobre endeudamiento. En promedio, una familia tiene alrededor de $4.500 en deudas por pagar.

Uno de los factores que provocan esta situación, a parte de la crisis y los bajos ingresos, es que más del 50% de las personas dejan que las llamadas deudas fantasmas se vuelvan una ‘bola de nieve’.

Esas deudas fantasmas son aquellas que no recuerda o no sabía que tenía, comúnmente de un monto menor a $100. Pueden ser deudas a bancos, pero sobre todo se caracterizan por ser a entidades no financieras, como los operadores de telefonía, tiendas retail, empresas de belleza, entre otros.

Aunque el monto no es significativo con relación a otras obligaciones, si se descuida puede crecer por multas e intereses, e inclusive volverse un dolor de cabeza por procesos legales y de coactiva por falta de pago.

Afectación al historial crediticio

De acuerdo con un estudio del Foro Económico Mundial, las deudas fantasma pueden ir poco a poco acumulándose hasta quitarle hasta el 20% de su presupuesto por desembolsos extra.

Además, todo lo que no pague se registra en el historial crediticio y se convierte en un impedimento para acceder a financiamiento para un emprendimiento, comprar un bien necesario para el hogar o aplicar a un trabajo.

Verónica Muñoz, asesora en finanzas personales, explicó que se debe revisar con detenimiento todas las cuentas y documentación que se generan, por ejemplo, al cambiarse de operador de telefonía móvil o cancelar una tarjeta de crédito.

«Cualquier valor que quede pendiente, por más pequeño que sea, puede convertirse en un dolor de cabeza si no se lo detecta a tiempo. Un dólar que no se paga, se puede transformar en una deuda fantasma de $30″, puntualizó.

¿Cómo evitar las deudas fantasma?

Anota tus pagos

Es importante realizar un cronograma de pagos para no olvidar alguna de las obligaciones. Puedes llevar el control en un cuaderno, en una hoja de Excel o a través de una aplicación de control de finanzas.

Si das de baja a un servicio, verifica las deudas

Si cambiaste de operador de telefonía móvil o de cable, se debe revisar si se tiene algún saldo por pagar. También es importante revisar que no queden centavos pendientes al cancelar una deuda bancaria, eso puede generar una bola de nieve con intereses y recargos por años

Revisa los términos y las condiciones

En el caso de la tarjeta de crédito o servicios contratados, debes ver si incluyen membresía. Si es así no debe dejar montos pendientes. Averigüa cómo se pueden exonerar de ese pago.

Cambio de titularidad

Si vendes algún bien, como un vehículo, es importante que gestiones el cambio efectivo de titularidad, o dueño, porque te podrían endosar infracciones, multas e incluso deudas del nuevo dueño.

Revisa periódicamente el historial crediticio

Cualquier persona puede verificar, de manera gratuita, su historial crediticio a través de una solicitud a la Superintendencia de Bancos.

Todas las operaciones vigentes, vencidas o canceladas, durante los últimos tres años, están incluidas en el Registro de Datos Crediticios, el cual es manejado por esa entidad de control.

Esa información se alimenta de las obligaciones que tiene cada persona en las instituciones financieras (bancos, cooperativas y mutualistas), sector comercial (operadoras móviles, tiendas, etc) y compañías de seguros.

La recomendación es que se revise esa información por lo menos cada tres meses, con el fin de mantenerse actualizado de su verdadera situación crediticia. Esto te ayudará a impedir que una pequeña deuda se convierta en un problema mayor o incluso darte cuenta de transacciones no autorizadas y cobros indebidos.

El historial crediticio se puede consultar en este link. También se puede contratar el servicio de los llamados burós de crédito privados, los cuales hacen un seguimiento diario de sus cuentas. (JS)